Cách Quản Lý Gmail Hiệu Quả

  -  
email là luật pháp quản lý quá trình hữu ích trong thời hiện tại đại. Tuy nhiên, các bạn đã biết cách thống trị email hiệu quả?

hostingvietnam.vn hostingvietnam.vn - Tình trạng thư điện tử quá cài đặt và lẫn vô số email rác rến là điều liên tục xảy ra. Nếu như không phân các loại và bao gồm cách làm chủ hợp lý, các bạn sẽ rơi vào tình trạng liên tiếp phải ngụp lặn trong hàng ngàn email. Điều này gây tác động nghiêm trọng đến quy trình tiến độ công việc, khiến cho bạn tiêu tốn rất nhiều thời gian xử lý e-mail và không thể triệu tập vào những công việc quan trọng khác. Liệu có phương án nào cho xử lý tình trạng này?

Nhằm giúp những cá thể thường xuyên làm việc với email có thể cai quản email một bí quyết hiệu quả, nội dung bài viết dưới đây sẽ giới thiệu cho mình 8 cách thức quản lý e-mail được vận dụng rộng rãi, tương xứng với số đông ứng dụng email như tin nhắn hay Microsoft Outlook.

Bạn đang xem: Cách quản lý gmail hiệu quả

Sử dụng thư điện tử thế nào để đạt tác dụng cao?

Mục đích sử dụng Email

Mặc dù được sử dụng rộng rãi nhưng email không phải phương tiện tiếp xúc toàn năng. Bạn không nên quá lân dụng email mà nên làm sử dụng trong số những trường hợp:

Cần lưu giữ lại các nội dung liên lạc

Đối tượng liên lạc ko thể gặp gỡ mặt hoặc đàm phán qua điện thoại

Nội dung hiệp thương không yêu ước được trả lời tức thì

Gửi câu chữ cho nhiều người ở nhiều vị trí khác nhau

Nội dung hiệp thương không yên cầu tính liên tục

Bạn cũng tránh việc sử dụng email rất nhiều để cai quản lý quá trình bởi bản chất email là giao hàng mục đích giao tiếp. Phần đa trường vừa lòng giao vấn đề trên email hoàn toàn có thể dẫn mang đến hậu trái nhân viên không áp theo dõi công việc kịp thời tốt tiến độ quá trình không được kiểm soát hiệu quả.

*

Email sẽ lỗi thời nhằm quản lý quá trình thời 4.0

Thời gian hòa hợp lý dành riêng cho email

Công ty ứng dụng Adobe nghỉ ngơi Mỹ đang làm khảo sát điều tra với 1000 nhân viên về thời hạn họ sử dụng email trong ngày. Kết quả cho thấy rằng các nhân viên dành trung bình 209 phút để kiểm tra email các bước và 143 phút dành riêng cho email cá nhân. Tổng cộng mỗi ngày, một nhân viên cấp dưới dành 352 phút (khoảng 5 giờ 52 phút) để làm việc với email.

Sử dụng không ít thời gian cho e-mail sẽ khiến bạn không tồn tại đủ thời gian cho những vấn đề quan trọng. Để tối đa hóa thời gian, chúng ta cũng có thể chia thời gian kiểm tra mail thành 3 lần vào ngày. Lần trước tiên là 10 giờ đồng hồ sáng, lần trang bị 2 là 1 trong những giờ chiều cùng lần thiết bị 3 là 4 giờ chiều. Mỗi lần check mail, bạn triệu tập tối đa và nên chỉ dành cho các bước này khoảng thời hạn 15 phút. Hoặc chúng ta cũng có thể chỉ phải dành 1/2 tiếng mỗi sáng sủa để check mail nhưng với điều kiện các bạn phải rất triệu tập và ngừng việc check mail ngay lập tức sau 30 phút.

Cách viết email hiệu quả

Kỹ năng viết cũng như phản hồi email là rất phải thiết. Giả sử nếu bạn muốn gửi thông tin họp khía cạnh cho đối tác nhưng tiêu đề của doanh nghiệp lại gây hiểu nhầm và nội dung không cụ thể khiến chúng ta và đối tác doanh nghiệp phải mất thời gian trao thay đổi lại những lần. Trường hòa hợp này rất liên tục xảy ra. Dưới đấy là những lời khuyên răn giúp chúng ta cũng có thể soạn thảo một e-mail hiệu quả.

Luôn nhớ ghi title mail: Tiêu đề thư điện tử cần gọn ghẽ và triệu tập và nội dung bao gồm của email

Mỗi email chỉ bắt buộc truyền mua một thông điệp: tránh việc viết rất nhiều thông điệp trong một email. Mặc dù nhiên, nếu nội dung đề cập đều tương quan đến một dự án thì chúng ta cũng có thể đánh số trang bị tự để bạn đọc rất có thể dễ dàng chũm bắt.

Xác định câu trả lời bạn có nhu cầu nghe: ghi lại hành động bạn muốn người dìm phải triển khai như call điện hay đánh giá mail này. Ngoại trừ ra, các bạn cũng bắt buộc để lại tin tức liên lạc bao hàm tên, số điện thoại cảm ứng cá nhân.

Luôn ghi nhớ lời chúc với chữ cam kết khi dứt mail: Điều này giúp tín đồ nhận cảm xúc được tôn trọng và hình ảnh của bạn cũng trở nên chuyên nghiệp hóa hơn trong mắt họ.

8 phương thức quản lý email hiệu quả

Xóa các email ko quan trọng

Khi mở cỗ ván mail, việc trước tiên bạn đề xuất làm là thanh tra rà soát một lượt hộp thư đến, sau đó, hãy xác minh những thư điện tử không quan tiền trọng bằng phương pháp nhìn vào title mail cùng tên tín đồ gửi. Đánh dấu tất cả những mail đó với xóa ngay lập tức. Việc xóa những mail không đặc biệt trước khi hợp tác vào các bước làm việc để giúp giao diện trông gọn gàng gàng. Bạn có thể dễ dàng chú ý thấy những email sót lại và xác định những email đặc biệt quan trọng cho công việc.

*

Đừng để săng thư lúc nào thì cũng đầy ắp phần đa mail spam

Sử dụng nhiều hơn nữa một email

2 là số lượng email tối thiểu mỗi người nên sở hữu. Chắc chắn rằng bạn thực hiện email không hẳn chỉ riêng rẽ phục vụ công việc mà còn ship hàng các mục đích khác như đăng ký những kênh mạng làng hội, nhận thông tin từ một trang web thời trang hay dễ dàng là để thương lượng với bạn bè. Nếu như khách hàng chỉ thực hiện một e-mail cho toàn bộ các mục đích đó, săng mail của các bạn sẽ trở cần “tạp nham” và các bạn sẽ phải thường xuyên tiêu tốn nhiều thời hạn cho việc dọn dẹp và sắp xếp hộp thư đến.

Vậy nên, hãy lập mang lại mình nhiều hơn thế 1 email. Một add mail chỉ chuyên dùng cho công việc, những địa chỉ còn lại đang dùng cho các mục đích cá nhân.

Tạo email Template / Canned responses

Nếu chúng ta phải thường xuyên gửi mail tới những đối tượng, những lần với nội dung giống nhau, hãy để ý đến việc sử dụng một thiên tài trong Google Lab mang tên “Canned responses”. Anh tài này có thể chấp nhận được bạn chế tạo ra một mẫu mã email rất có thể tái sử dụng. Giờ đây, bạn không cần thiết phải viết lại từ đầu nội dung hay triển khai thao tác xào luộc rồi dán mỗi khi vấn đáp email.

Xem thêm: Cài Đặt Bảo Mật Facebook - Cách Cài Đặt Bảo Mật Và Đăng Nhập Trên Facebook

Microsoft Outlook cũng cung cấp tính năng tạo nên mẫu email với tác dụng có tên thư điện tử Template.

Bỏ nhận e-mail từ đều kênh bạn không hề quan tâm

Khi chúng ta sử dụng địa chỉ cửa hàng mail để đk dịch vụ, các ngày sau đó, hậu sự mail của bạn sẽ liên tục nhận các thư điện tử truyền bá về thương mại & dịch vụ và lịch trình khuyến mãi. Dịp này, các bạn sẽ lại mất thời hạn tìm phần đa thư rác cùng xóa chúng.

Thay do cảm thấy tức bực và mất thời gian hàng ngày xóa những mail quảng cáo, chúng ta nên hủy đk (Unsubscribe) những kênh chuyên gửi mail pr hoặc hoàn toàn có thể chặn luôn luôn các địa chỉ mail đó.

Gắn tab, label và tạo thành folder

Nếu chúng ta cảm thấy khó khăn trong việc tìm kiếm kiếm email, chúng ta cũng có thể phân một số loại chúng bằng phương pháp gắn tab, label hoặc sản xuất các thư mục mail theo từng loại.

*

Phân biệt Tab, Label và Folder

Với cách phân loại như vậy, bạn không nhất thiết phải tìm tìm một email bằng cách rà thẩm tra lại hàng chục ngàn email. Chỉ việc tìm tìm theo tên nhãn, tab hoặc click vào folder, các bạn sẽ thu nhỏ tuổi phạm vi tìm kiếm và nhanh lẹ tìm được thư điện tử mình cần.

Thiết lập chế độ lọc mail nhờ cất hộ đến

Với chính sách lọc, đông đảo mail gửi đến sẽ tự động hóa sắp xếp vào những thư mục do các bạn tạo ra. đông đảo mail đến sẽ được phân loại dựa vào tiêu đề thư, tín đồ gửi,.. Những đặc thù phân loại do người tiêu dùng tự thiết lập. Sử dụng chính sách lọc sẽ giúp đỡ bạn không thể phân một số loại mail thủ công. Chức năng này sệt biệt bổ ích đối với những người dân làm thống trị dự án khi đề xuất nhận mail từ không ít bên và quản lý nhiều hạng mục.

*

Quá trình thanh lọc mail đến

Thống nhất những tài khoản email công việc vào một

Nếu các bạn phải thao tác với nhiều add email, sẽ rất mất thời gian khi bạn cứ phải sign out rồi sign in vào địa chỉ cửa hàng khác. Bạn cũng có thể tạo một vỏ hộp thư duy nhất, thống nhất nhằm nhận thư điện tử từ tất cả các địa chỉ. Mỗi khi vấn đáp mail, bạn chỉ việc lựa chọn showroom mail sender vào danh sách email của bạn.

Việc thống nhất những tài khoản email đem về những công dụng sau:

Chỉ đề xuất đăng một tài khoản, chúng ta có thể đồng thời nhấn được tất cả các thư

Không bắt buộc nhớ vô số mật khẩu tài khoản mail

Khi ý muốn gửi thư từ thông tin tài khoản mail khác, bạn không cần thiết phải đăng xuất mail lúc này mà hoàn toàn có thể lựa chọn địa chỉ cửa hàng người gởi trong vỏ hộp thoại soạn thư.

Bạn có thể theo dõi mail làm sao được giữ hộ đến địa chỉ cửa hàng nào nhờ tính năng lọc tự động theo showroom mail nhận

Lên lịch auto gửi mail

Nếu chúng ta thường là tín đồ xuyên làm việc với các đối tác doanh nghiệp ở những giang sơn khác múi giờ hoặc nên gửi hàng loạt email tại một thời điểm tốt nhất định, thiết lập cấu hình chế độ lên lịch tự động gửi mail sẽ giúp đỡ bạn giảm thiểu những băn khoăn trong công việc. Các bạn sẽ không cần phải thức dậy vào phần đa khung giờ phiền phức chỉ nhằm gửi một email, hay buộc phải gửi thu công hàng ngàn email chưa đến một câu chữ tương tự. Giờ đây, bạn chỉ việc soạn thảo trước câu chữ thư rồi hứa giờ gửi, sau đó, hệ thống sẽ lo mọi phần còn lại.

Bạn hoàn toàn có thể làm chủ các mail đã làm được hẹn gửi đi vào mục “Scheduled” trên hình ảnh Gmail. ở bên cạnh đó, email cũng có thể chấp nhận được bạn hẹn kế hoạch gửi tương tự như thu hồi lại thư điện tử đã gởi đi.

Kết luận

Email là công cụ thao tác được đa phần doanh nghiệp lựa chọn. Tuy nhiên, số lượng doanh nghiệp cũng như cá thể biết cách cai quản email tác dụng lại không nhiều. Mong muốn những phương thức quản lý e-mail trên để giúp bạn không thể phải nhức đầu vày những email rác; giúp quá trình tìm kiếm tương tự như nhận và gửi mail của người tiêu dùng trở nên dễ dãi hơn.

Xem thêm: Loại Tệp Bị Chặn Vì Lý Do Bảo Mật!, Cách Gửi Tệp Bị Chặn Trên Gmail

Để thống trị công việc, dự án dễ ợt hơn, bạn cũng có thể tham khảo TẠI ĐÂY cuốn ebook "Giải pháp sửa chữa thay thế Excel và thư điện tử trong công việc" đang rất được đón đọc rộng rãi trong cộng đồng doanh nghiệp 4.0.