CÁCH MỞ FILE ARCHIVE TRONG OUTLOOK

Bài viết này sẽ lý giải cách lưu giữ trữ email trong Outlook 2013, 2010 và các phiên bản khác của Outlook. Bạn sẽ học cách thông số kỹ thuật từng folder với thiết đặt lưu trữ auto hoặc vận dụng các setup tương từ bỏ cho toàn bộ các thư mục, cách lưu trữ trong Outlook bằng tay và phương pháp tạo thư mục lưu trữ nếu nó không xuất hiện thêm tự động.

Bạn đang xem: Cách mở file archive trong outlook

Nếu hộp thư của công ty quá các dữ liệu, thì đó chính lý do để lưu trữ email cũ, nhiệm vụ, ghi chú và các mục khác để lưu lại Outlook của bạn vận động nhanh chóng với sạch sẽ. Đó cũng đó là lúc tính năng lưu trữ của Outlook ra đời. Nó bao gồm sẵn trong toàn bộ các phiên bạn dạng của Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007 và những phiên bản trước đó. Nội dung bài viết này, Excel Online đã dạy cho chính mình cách lưu lại trữ thư điện tử và các mục khác trong số phiên bản khác nhau một cách tự động và thủ công.

Xem nhanh

Lưu trữ trong Outlook là gì?Thời gian hết thời gian sử dụng mặc định của tính năng auto lưu trữ trong OutlookTắt tính năng tự động lưu trữ vào Outlook

Lưu trữ vào Outlook là gì?

Lưu trữ Outlook (và auto lưu trữ) dịch rời các email, công việc và lịch cũ sang trọng thư mục lưu trữ, được giữ trữ ở đoạn khác trên ổ cứng của bạn. Về khía cạnh kỹ thuật, việc tàng trữ sẽ chuyển các mục cũ trường đoản cú tệp .pst chính vào một trong những tệp archive.pst đơn lẻ mà chúng ta cũng có thể mở trường đoản cú Outlook bất kể lúc nào bạn cần. Dựa vào vậy, kích cỡ Outlook sẽ giảm sút và bao gồm thêm phần nhiều trống bên trên ổ C: (nếu chúng ta chọn tàng trữ tệp lưu trữ ở đâu đó).

Tùy nằm trong vào cách các bạn định cấu hình nó, Outlook Archive hoàn toàn có thể thực hiện trong những nhiệm vụ sau:

Di chuyển e-mail và các mục khác từ thư mục hiện tại tại của mình vào thư mục lưu trữ.

Xóa vĩnh viễn những email cũ và những mục khác ngay trong lúc chúng đã vượt qua thời kỳ lưu trữ cài đặt.

5 điều nên biết về Outlook Archive:

Để né nhầm lẫn cùng để né những câu hỏi như “Tại sao tôi lưu lại trữ tự động trong Outlook của tôi không hoạt động?” và “Email lưu trữ của tôi nơi đâu trong Outlook?” Hãy nhớ đều điều đơn giản dễ dàng sau. Đối với hầu hết các một số loại tài khoản, Microsoft Outlook giữ toàn bộ email, danh bạ, cuộc hẹn, trách nhiệm và ghi chú vào một tệp .pst được điện thoại tư vấn là tệp tin Outlook. PST là loại tập tin duy nhất rất có thể được giữ trữ. Ngay trong lúc một mục cũ được dịch chuyển từ tệp .pst chủ yếu vào tệp archive.pst, tệp này sẽ được hiển thị trong thư mục Outlook Archive thư mục và không còn tồn trên trong thư mục nơi bắt đầu nữa. Lưu trữ không y như xuất tệp tin. Xuất các bản sao các mục nơi bắt đầu sang tệp xuất, nhưng không xóa chúng khỏi thư mục hiện nay tại, cũng chưa hẳn từ tệp .pst chính. Một tập tin tàng trữ không y như sao lưu giữ Outlook. Nếu bạn có nhu cầu sao lưu những mục đã lưu trữ của mình, các bạn sẽ phải tạo một bạn dạng sao tệp archive.pst và lưu trữ nó ở một vị trí an toàn, ví dụ: Dropbox hoặc One Drive. Địa chỉ contact không được tự động hóa lưu trữ trong bất kỳ phiên bản Outlook nào. Tuy nhiên, bạn có thể lưu trữ folder Danh bạ theo phong cách thủ công.

Nếu bạn có tài khoản Outlook Exchange với vỏ hộp thư lưu trữ trực tuyến, tàng trữ trong Outlook có khả năng sẽ bị vô hiệu.

Thư mục tàng trữ sẽ hiển thị tức thì trong danh sách các thư mục:

Khi folder Archive sinh sống đó, chúng ta cũng có thể tìm cùng mở các mục vẫn lưu trữ của công ty như thường lệ. Để tìm kiếm kiếm vào kho tàng trữ Outlook, nên chọn lựa thư mục Archive vào thanh Điều hướng với gõ văn phiên bản tìm kiếm của khách hàng vào hộp Tìm kiếm cấp tốc (Instant Search).

Để xóa folder Archive khỏi danh sách thư mục của bạn, click chuột phải vào nó, tiếp đến bấm Đóng Archive. Đừng lo bởi nó đã chỉ loại bỏ thư mục Archive từ bỏ thanh Điều hướng, nhưng sẽ không xóa những tập tin lưu trữ thực tế. Bạn sẽ có thể phục sinh lại folder Archive trong Outlook của mình bất cứ lúc nào bạn cần bằng phương pháp thực hiện công việc trên.

Tắt tính năng tự động lưu trữ trong Outlook

Để tắt tính năng tự động hóa lưu trữ, mở hộp thoại AutoArchive Settings, và bỏ chọn hộp Run AutoArchive mỗi N ngày.

Cách lưu trữ trong Outlook thủ công (email, lịch, nhiệm vụ và các thư mục khác)

Nếu chúng ta không muốn tàng trữ tự động, chúng ta có thể lưu trữ e-mail và những mục không giống theo cách bằng tay thủ công bất cứ lúc nào bạn muốn. Bằng phương pháp này, bạn cũng có thể kiểm soát các hơn đối với những mục đề xuất lưu giữ với mục như thế nào để dịch rời đến kho giữ trữ, nơi lưu trữ tệp lưu lại trữ, v.v …

Hãy chú ý rằng không y hệt như tính năng tự động lưu trữ của Outlook (Outlook AutoArchive) , giữ trữ bằng tay thủ công là một quá trình một lần, và bạn sẽ cần lặp lại công việc dưới phía trên mỗi khi bạn muốn di chuyển các mục cũ vào kho lưu trữ.

vào Outlook 2016, đi tới tab Tệp rồi nhấp vào ools > Clean up old items.Trong Outlook 2010 với Outlook 2013, hãy nhấp vào file > Cleanup Tool > Archive…

Nếu bạn có nhu cầu lưu trữ toàn bộ email, lịch cùng công việc, hãy lựa chọn thư mục gốc trong vỏ hộp thư Outlook của bạn, tức là thư mục ở đầu list thư mục của bạn. Theo mặc định, tự phiên phiên bản Outlook 2010 trở đi, thư mục nơi bắt đầu được hiển thị bên dưới dạng add email của chúng ta (tôi đã thay tên tôi thành Svetlana như diễn tả trong hình ảnh chụp screen dưới đây):

Và sau đó, tùy chỉnh cấu hình một vài setup như sau:

trong Mục giữ trữ những mục cũ hơn( Archive items older than) , nhập ngày hướng dẫn và chỉ định độ cũ của một mục trước khi nó có thể được dịch rời đến thư mục lưu trữ. Nhấp vào nút Duyệt (Browse) nếu bạn muốn thay đổi địa điểm mặc định của tệp lưu giữ trữ. Nếu bạn có nhu cầu lưu trữ những mục bị nockout trừ khỏi lưu trữ tự động, hãy chọn mục bao hàm các vỏ hộp kiểm “Không tàng trữ tự động” (Include items with “Do not AutoArchive”)

Cuối cùng, lựa chọn OK, và Outlook sẽ bắt đầu tạo một kho tàng trữ ngay lập tức. Ngay lập tức sau khi quy trình hoàn tất, thư mục tàng trữ sẽ xuất hiện trong Outlook của bạn.

Lưu ý: 

Để tàng trữ một vài ba thư mục bằng các cài đặt khác nhau, ví dụ: Giữ các mục trong thư mục Đã gửi của chúng ta lâu hơn trong thư mục bạn dạng nháp, lặp lại quá trình trên mang đến từng thư mục hiếm hoi và lưu tất cả các folder vào và một tệp archive.pst. Nếu khách hàng chọn tạo một vài tệp tin lưu trữ khác nhau, mỗi tệp vẫn thêm thư mục lưu trữ riêng vào danh sách thư mục của bạn. Outlook Archive bảo trì cấu trúc thư mục hiện có. Ví dụ: nếu như khách hàng chọn lưu trữ chỉ một thư mục, và thư mục đó có thư mục gốc, một thư mục cội rỗng sẽ được tạo vào kho lưu lại trữ.

Các tệp tàng trữ Outlook Archive lưu ở đâu?Như vẫn biết, tàng trữ Outlook là 1 trong những loại tập tin tệp tin Outlook Data (.pst). Tệp archive.pst được auto tạo khi lưu trữ tự động hóa lần thứ nhất chạy hoặc khi chúng ta lưu trữ thư điện tử theo phương pháp thủ công.Vị trí tệp giữ trữ nhờ vào vào hệ điều hành quản lý được cài để trên máy tính của bạn. Trừ lúc bạn đổi khác vị trí mang định khi cấu hình thiết đặt lưu trữ, chúng ta có thể tìm tệp tàng trữ ở trong số những nơi sau:

Đối với các phiên phiên bản Outlook 2010, Outlook 2013 với Outlook năm nhâm thìn Vista, Windows 7, 8, and 10  C:Users\DocumentsOutlook Filesarchive.pst Windows XP C:Documents & Settings\Local SettingsApplication DataMicrosoftOutlookarchive.pstĐối với những phiên bạn dạng từ Outlook 2007 trở về trước Vista và Windows 7 C:Users\AppDataLocalMicrosoftOutlookarchive.pst Windows XP C:Documents and Settings\Local SettingsApplication DataMicrosoftOutlookarchive.pst

Lưu ý. Dữ liệu ứng dụng cùng AppData là những thư mục ẩn. Để hiển thị chúng, vào Control Panel> thư mục Options, gửi sang tab View, và chọn Show hidden files, folders, or drives dưới Hidden files & folders.

Cách tìm địa điểm tệp tàng trữ trên lắp thêm của bạn

Nếu bạn không thể search thấy tệp .pst tệp tàng trữ ở ngẫu nhiên vị trí làm sao ở trên, rất rất có thể bạn vẫn chọn lưu trữ ở vị trí khác lúc định cấu hình thiết đặt lưu trữ trường đoản cú động.

Dưới đấy là một cách mau lẹ để xác định đúng mực vị trí tàng trữ Outlook của bạn: bấm vào phải vào thư mục tàng trữ trong list thư mục, kế tiếp chọn Open file Location. Thao tác làm việc này đã ngay lập tức mở thư mục lưu trữ tệp .pst đã tàng trữ của bạn.

Nếu chúng ta đã tạo nên một vài tệp tin tàng trữ khác nhau, chúng ta có thể xem tất cả các địa điểm trong nháy mắt theo phong cách sau:

Nhấp vào tệp tin > account Settings > trương mục Settings. Trong hộp thoại account Settings, chuyển sang tab Data Files trong các các tệp khác, bạn sẽ thấy vị trí bây giờ của tệp archive.pst (hoặc bất kỳ tên nào bạn cung cấp cho tệp lưu trữ của bạn). Để cho tới thư mục đựng một tệp lưu trữ nào đó, hãy chọn tệp tin mong ước và nhấp vào open File Location.

Một vài ba mẹo cùng thủ thuật tronng lưu trữ Outlook

Ở phần trên, chúng ta đã kể đến các điều cần thiết của Outlook Archive. Còn giờ là thời gian để mày mò những thủ thuật khác.

Cách chuyển đổi vị trí hiện gồm của tệp tàng trữ Outlook của bạn

Nếu vì lý do nào đó bạn cần phải di đưa vị trí lưu trữ hiện trên của Outlook, chỉ việc di gửi tệp .pst đang lưu trữ vào một thư mục mới sẽ khởi tạo tệp tin archive.pst bắt đầu được tạo ở chỗ mặc định vào lần tiếp sau khi Outlook AutoArchive của chúng ta chạy.

Để dịch rời thư mục lưu trữ của Outlook hãy tiến hành theo quá trình sau.

Tắt lưu trữ trong Outlook

Để ngắt liên kết thư mục tàng trữ Outlook, hãy nhấn vào phải vào thư mục lưu trữ gốc trong danh sách thư mục với nhấp vào Close Archive.

Mẹo. Nếu như thư mục Kho lưu trữ không xuất hiện trong danh sách thư mục của bạn, chúng ta có thể tìm vị trí của nó qua File> trương mục Settings> tài khoản Settings> Data Files tab, lựa chọn tập tin .pst đang được tàng trữ và nhấp vào nút Xoá Remove. Làm việc này đang chỉ ngắt liên kết kho tàng trữ khỏi Outlook của bạn, nhưng sẽ không xóa tệp .pst đã lưu trữ.

Xem thêm: Hướng Dẫn Tạo Kết Nối Vpn Trên Win 10, Cách Thiết Lập Vpn Trên Windows 10 Nhanh Chóng

di chuyển tệp tàng trữ đến vị trí chúng ta muốn.

Đóng Outlook, duyệt cho vị trí của tệp .pst sẽ lưu trữ của doanh nghiệp và sao chép nó vào thư mục bạn chọn. Lúc kho lưu trữ Outlook của doanh nghiệp được sao chép, bạn cũng có thể xóa tệp gốc. Khoác dù, một cách bình an hơn đã được thay tên nó thành kho-old.pst và giữ cho tới khi bạn đã chắc chắn là rằng những tập tin xào luộc đang có tác dụng việc.

liên kết lại tệp archive.pst đã được di chuyển

Để kết nối lại tệp lưu giữ trữ, mở Outlook, nhấp vào Tệp> Mở> Outlook Data File…, chăm bẵm tới vị trí bắt đầu của tệp tàng trữ của bạn, lựa chọn tệp với nhấp vào OK để kết nối. Thư mục Kho lưu trữ sẽ ngay nhanh chóng hiển thị vào danh sách các thư mục của bạn.

biến đổi cài để Outlook tự động Archive của bạn

Cuối thuộc là sửa đổi tải đặt tự động hóa lưu trữ để giờ Outlook sẽ dịch chuyển các mục cũ sang trọng vị trí bắt đầu của tệp .pst vẫn được tàng trữ của bạn. Nếu như không, Outlook sẽ tạo một tệp archive.pst khác ở trong phần ban đầu.

Để triển khai việc này, hãy nhấp vào tệp tin > Options > Advanced > AutoArchive Settings… hãy chắc hẳn rằng rằng bạn đã chọn lựa chọn Move old items to, nhấp vào nút DBrowse cùng trỏ cho vị trí bạn đã lưu tệp tàng trữ Outlook.

Cách xóa thư mục đang xóa và email rác trường đoản cú động

Để tự động xóa những mục cũ khỏi các thư mục Deleted Items cùng Junk E-mail, hãy đặt Outlook AutoArchive chạy mỗi vài ngày với sau đó thiết lập cho các thư mục trên:

nhấn vào phải vào thư mục Deleted Items folder và nhấp vào Properties > AutoArchive. Chọn thư mục tàng trữ thư mục này bằng cách sử dụng các setup này và chọn số ngày bạn có nhu cầu để làm sạch những mục cũ hơn. Chọn Xóa dài lâu mục cũ và nhấp vào OK.

Lặp lại công việc trên so với thư mục Junk Email

Chú thích. các mục cũ hơn sẽ bị xóa khỏi các thư mục Rác cùng Xóa những mục trong lần chạy tự động hóa tiếp theo. Ví dụ nếu như khách hàng đã download đặt tự động hóa lưu trữ để chạy từng 14 ngày, những thư mục sẽ được thiết kế sạch ra mỗi 2 tuần một lần. Nếu bạn có nhu cầu xoá những email rác liên tiếp hơn, hãy để một khoảng thời hạn ít hơn đối với tính năng tự động tự động lưu trữ của Outlook.

Cách lưu lại trữ email theo ngày nhận

Cài để mặc định của Outlook AutoArchive khẳng định tuổi lâu của folder ngày dấn / ngày ngừng hoặc sửa đổi, tùy vào thời điểm nào muộn hơn. Nói theo cách khác thì, nếu sau khi nhận được một e-mail hoặc đánh dấu một quá trình hoàn thành, chúng ta thực hiện bất kỳ thay đổi cho 1 mục (ví dụ như nhập tốt xuất tệp tin, chỉnh sửa, sao chép, lưu lại là đã đọc hoặc không đọc), ngày sửa đổi cũng sẽ biến hóa và mục đã đó cũng không được chuyển cho thư mục sẽ lưu cho đến khi tuổi thọ của bọn chúng kết thúc.

Nếu bạn có nhu cầu Outlook bỏ lỡ ngày sửa đổi, chúng ta có thể cài đặt tàng trữ theo các ngày sau:

Emails – ngày nhấn Lịch- lịch những cuộc họp, sự kiện hoặc buổi gặp gỡ công việc – ngày kết thúc Ghi chú – ngày chỉnh sửa ở đầu cuối Nhật ký hành trình – ngày chế tác lập

Ghi chú. Giải pháp này yêu thương cầu đổi khác đăng ký kết trước đó, vì vậy lời răn dạy là hãy thực hiện nó rất cẩn trọng vì những vấn đề nghiêm trọng rất có thể xảy ra ví như sửa thay đổi không thiết yếu xác. Để cẩn thận, hãy ghi nhớ sao lưu lại đăng ký trước khi sửa thay đổi nó. Trường hợp bạn thao tác trong môi trường xung quanh doanh nghiệp, giỏi hơn là chúng ta nên để quản trị viên của doanh nghiệp làm việc này để bảo đảm an toàn.

Đối với người mới sử dụng, hãy đánh giá phiên bạn dạng Outlook của bạn. Nếu bạn đang thực hiện Outlook 2010, hãy chắc hẳn chắn cài đặt hotfix tháng bốn năm 2011 mang lại Outlook 2010 và người tiêu dùng Outlook 2007 rất cần phải cài đặt phiên bản hotfix mon 12 năm 2010. Outlook 2013 cùng Outlook năm nhâm thìn không yêu cầu bất kỳ phiên bản cập nhật bổ sung cập nhật nào.

Còn bây giờ, hãy có tác dụng theo các bước dưới phía trên để tạo nên đối số đăng ký rchiveIgnoreLastModifiedTime:

Để mở, bấm Start> Run, gõ regedit trong vỏ hộp tìm kiếm, cùng nhấn OK. Tra cứu và chọn khoá đk sau:HKEY_CURRENT_USER Software Microsoft Office Outlook PreferencesVí dụ: vào Outlook 2013, kia là:HKEY_CURRENT_USER Software Microsoft Office 15.0 Outlook Preferences Trên menu Edit, trỏ chuột vào New, lựa chọn Giá trị DWORD (32 bit), nhập tên của chính nó là ArchiveIgnoreLastModifiedTime cùng nhấn Enter. Kết quả thu được như sau:

Nhấp chuột cần vào giá bán trị mới được tạo thành ArchiveIgnoreLastModifiedTime, bấm Edit, gõ 1 trong các Dữ liệu quý giá hộp, và tiếp nối bấm OK.Đóng Registry Editor, cùng khởi rượu cồn lại Outlook nhằm những biến hóa có hiệu lực. Vậy là xong!

Tính năng tự động hóa lưu trữ của Outlook không hoạt động – vì sao và biện pháp khắc phục

Nếu tàng trữ trong Outlook hoặc auto lưu trữ không hoạt động như hy vọng đợi hoặc bạn chạm chán sự cầm cố khi tìm những email lưu trữ trong Outlook, các mẹo hạn chế sự cố kỉnh sau đây có thể giúp bạn xác định nguồn của sự cố.

Tuỳ chọn lưu trữ và Tự lưu giữ trữ không tồn tại trong Outlook

Có nhiều kỹ năng bạn đang áp dụng hộp thư Exchange vps hoặc tổ chức của khách hàng có chính sách lưu duy trì thư nhằm ghi đè lên tính năng tự động hóa lưu trữ của Outlook, Ví dụ: cai quản trị viên của chúng ta đã vô hiệu hóa hóa chúng để gia công Group Policy. Vào trường vừa lòng này, hãy kiểm tra chi tiết với quản ngại trị viên hệ thống của bạn.

tự động lưu trữ được định thông số kỹ thuật nhưng ko chạy

Nếu toàn bộ Lưu trữ tự động hóa Tự rượu cồn của Outlook đã chấm dứt hoạt động, hãy mở thiết lập đặt auto lưu trữ và bảo đảm an toàn chọn vỏ hộp kiểm Chạy tự động hóa lưu trữ từng N ngày.

Một mục cụ thể không khi nào được lưu lại trữ

Có hai vì sao thường xuyên cho 1 mục nhất thiết được đào thải khỏi lưu trữ tự động:

Ngày sửa thay đổi của mục là ngày bắt đầu hơn ngày tùy chỉnh cấu hình để lưu giữ trữ. Tìm hiểu thêm cách khắc chế tại giải pháp lưu trữ các mục theo ngày nhận thấy hoặc vẫn hoàn thành.

Thuộc tính Không giữ trữ tự động hóa mục này được chọn cho 1 mục duy nhất định. Để kiểm tra, mở mục trong một cửa sổ mới, nhấp vào file > Properties, và bỏ chọn lựa này.

Bạn cũng có thể thêm ngôi trường Không tự động Phục hồi vào cơ chế xem Outlook của khách hàng để có được tổng quan lại về những mục nhưng tùy chọn này được chọn.

Thư mục lưu trữ bị thiếu hụt trong Outlook

Nếu folder Kho lưu trữ không lộ diện trong list thư mục, hãy mở download đặt tự động lưu trữ và xác minh rằng tùy chọn Hiển thị kho lưu trữ trong danh sách thư mục đã có được chọn. Ví như thư mục lưu trữ vẫn không hiển thị, hãy mở tệp tài liệu Outlook theo phong cách thủ công, như được giải thích ở đây.

Tệp archive.pst bị lỗi hoặc bị hỏng

Khi tệp archive.pst bị hỏng, Outlook bắt buộc di chuyển bất kỳ mục new nào vào nó. Vào trường vừa lòng này, đóng Outlook và thực hiện Công cụ thay thế sửa chữa Hộp thư đến (scanpst.exe) để thay thế tệp .pst đã tàng trữ của bạn. Trường hợp nó ko hoạt động, giải pháp duy duy nhất là sản xuất một kho lưu trữ mới.

hộp thư Outlook hoặc tệp tàng trữ có size tối đa

Một tệp tin archive.pst hoặc .pst vừa đủ cũng rất có thể ngăn cấm đoán Outlook Archive hoạt động.

Nếu tệp archive.pst đã dành đến giới hạn, hãy dọn không bẩn nó bằng phương pháp xóa những mục cũ hoặc chế tạo ra tệp lưu trữ mới.

Nếu tệp tin .pst chính đã đạt đến giới hạn, hãy thử xóa một vài mục cũ thủ công bằng tay hoặc nhằm trống folder Deleted Items hoặc dịch chuyển một số mục vào kho lưu trữ của bạn bằng tay hoặc yêu ước quản trị viên tạm thời tăng form size hộp thư của khách hàng và sau đó Chạy tự động lưu trữ hoặc giữ trữ các mục cũ thủ công.

Xem thêm: Top 4 Dịch Vụ Lưu Trữ Ảnh Trực Tuyến Miễn Phí Cho Ảnh Của Bạn

Giới hạn mang định cho các tệp .pst là 20 GB trong Outlook 2007 và 50 GB vào Outlook 2010, Outlook 2013 cùng Outlook 2016.

Hy vọng bài viết đã giúp cho bạn hiểu rõ hơn về cách lưu trữ thư điện tử trong Outlook. Cảm ơn chúng ta đã đọc với hẹn gặp gỡ lại bạn ở nội dung bài viết tới của công ty chúng tôi vào tuần sau!